- Сколько храненить документы по заработной плате
- Хранение и учет документов по заработной плате
- Cроки хранения документов по заработной плате
- Ежегодный HR-конкурс года: покажите всем, что вы настоящий HR-гуру!
- Подсказки для кадровиков, как учесть в работе главные изменения и решить важные задачи
- Ближайший бесплатный онлайн-семинар для штатных сотрудников.
В бизнесе необходимо хранить документы и, в зависимости от их вида и важности, регламентировать условия их содержания. В этой статье мы рассмотрим, как хранить документы в течение срока хранения документов по заработной плате, когда вам необходимо предоставить такие документы в этот вид документа.
Сколько храненить документы по заработной плате
В каждой организации ежедневно создается множество документов. От точности их оформления зависит, будет ли ваша организация продолжать нормально работать или столкнется с претензиями сотрудников или проверками. Однако, в конечном счете, это не единственная причина, по которой у каждой организации возникают проблемы.
Не пропустите: ключевые статьи этого месяца от экспертов
Все правила и условия хранения кадровых документов в визуальном обмане.
Есть еще одна важная деталь — это хранение оформленных документов. Ведь каждый документ имеет свой срок службы, и это важно знать и соблюдать. Длительному хранению или отсутствию такового подлежат не все виды документов. Например, сотрудники ежемесячно получают зарплату за свой труд, но все знают, что делать с платежными документами после их выдачи, нужно ли их хранить или нет, и нужно ли это делать.
Хранение и учет документов по заработной плате
Каждой организации необходимо хранить ежемесячные расчеты и платежные ведомости, а также документацию по персоналу. В небольших организациях кадровым делопроизводством занимается бухгалтерия, а не отдел кадров.
Что касается расчета заработной платы, то процесс ее начисления проходит в несколько этапов.
Как правильно хранить документы по заработной плате? И какие документы нужно сдавать в архив? По сути, после выдачи каждой зарплаты на руках остается платежная ведомость. В дальнейшем вам нужно будет узнать, какую сумму получил каждый сотрудник за определенный период, а также обосновать все свои цифры.
Для этого вам также понадобится вся документация, необходимая для расчета и начисления ежемесячной зарплаты, включая рабочие листы, копии приказов о лицензировании в статусе зарплаты, больничных, командировочных и т. д. В некоторых случаях эти документы хранятся в архиве до настоящего времени. Во многих случаях эти документы создаются в соответствии с внутренними регламентами и документацией для удобства использования и, при необходимости, быстрого восстановления.
Важно помнить, что ответственность за хранение и архивирование файлов, в том числе и зарплатных, лежит на руководителях. Существует возможность определить, кто отвечает за эти вопросы, что упрощает процесс, но не снижает степень ответственности.
Место хранения файлов определяется самим подразделением. На малых и средних предприятиях они хранятся на территории офиса. Более крупные организации могут позволить себе отдельное посещение для хранения файлов и даже нанять соответствующих сотрудников для работы в них.
Cроки хранения документов по заработной плате
Согласно законодательству, все хозяйственные операции, проводимые агентством, должны быть подтверждены сопроводительными документами. Поскольку они считаются ключевыми бухгалтерскими документами, именно с их помощью ведется отчетность. И их важность не стоит недооценивать.
Кроме того, многие ключевые документы, касающиеся счетов и комиссий персонала, хранятся около 75 лет или постоянно. Особое значение имеют сведения о заработной плате. Их важность обусловлена тем, что граждане, работавшие в организации, при оформлении пенсии должны предоставить точные документы о своей зарплате.
Документация должна храниться в надлежащем порядке. Если компания прекращает свою деятельность, до этого момента они должны быть переданы в государственный архив.
По истечении срока хранения документов директор должен издать приказ об отказе в принятии архивных документов к учету. После этого они должны быть уничтожены.
Стоит помнить, что, согласно законодательству, за ненадлежащее соблюдение и сохранение документов по личному составу государственным органам грозит административная или уголовная ответственность.
Ежегодный HR-конкурс года: покажите всем, что вы настоящий HR-гуру!
Ежегодный конкурс кадровиков этого года уже идет полным ходом. В этом году у него шесть этапов. На каждом этапе участники решают задачи и предположения, чтобы набрать максимальное количество баллов и выйти в финал. Например, на первом этапе им предстоит пройти тест на знание работы с персоналом, а на следующем проверить документацию и найти все ошибки. В конце конкурса человек, набравший наибольшее количество баллов, получает подарок. Подайте заявку на участие в конкурсе и покажите ее всем, кто работает с персоналом в этом году.
Подсказки для кадровиков, как учесть в работе главные изменения и решить важные задачи
Ближайший бесплатный онлайн-семинар для штатных сотрудников.
Программа отпусков на 2025 год. Рассказывает Юлия Спиркина, HR-практик, руководитель отдела кадров частной охранной организации, аудитор и HR-консультант.
Как выявить таланты среди сотрудников. Анализ новых методик на примере компании Sdek Вторник, 26 ноября. Спикер: основатель платформы The Talent Space Анна Егорова, соавтор книги «Тест на таланты за гранью», HRD компании Sdek.