- Что может сделать работодатель, если один из сотрудников ушел на больничный
- Понятие замещения должности
- Оформление замещения на время больничного
- Положена ли доплата за замещение?
- Приказ о замещении на время больничного
- Итоги
- Приказ о замещении временно отсутствующего работника
- Замещение работника
- Когда может понадобиться замещение
- Кого назначить
- Процедура
- Сроки замещения
- Кто пишет и исполняет приказ
- Форма документа
- Объясняем, как правильно составить приказ
- Скачать документы:
- Как подготовить приказ о возложении обязанностей
- Навигация.
- Когда нужен приказ о возложении обязанностей
- Порядок подготовки документа
- Как оформить документ
- Образцы приказа
- Как и сколько хранить документ
- Инструкция: Оформляем приказ о замещении временно отсутствующего работника
- Возложение дополнительных обязанностей на работника: что значит
- Что собой представляют дополнительные обязанности работника
- Заявление на возложение обязанностей: для чего оно нужно
- Образец приказа, который поможет, если сотрудник в отпуске
Организация не может учесть тот факт, что сотрудник может заболеть, что сделает невозможным его работу в течение длительного периода времени. В таких случаях работодателю необходимо обеспечить, чтобы рабочий процесс не останавливался в этот период. Один из лучших вариантов — заменить временно отсутствующего работника другим сотрудником на время болезни. Рассмотрим, как правильно сформулировать такую замену.
Модель возложения обязанностей на больного работника на время больничного
Что может сделать работодатель, если один из сотрудников ушел на больничный
Совмещение эффективно только в том случае, если объем работы относительно невелик. В противном случае лучшей альтернативой является замещение.
Понятие замещения должности
Замещение должности — это перевод сотрудника компании на другую должность путем издания соответствующей команды. Перемещение может быть временным или постоянным. Сотрудник, осуществляющий обмен, называет документ EO или VPO. Замена может потребоваться, если ключевой сотрудник находится на больничном, в отпуске, в декрете, на пенсии или при увольнении в следующих случаях.
Механизмы замещения регулируются статьей 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации. Если происходит перевод на другую работу, то оперативное обязательство по замещению меняется. Работник полностью выполняет только обязанности своего коллеги, а его зарплата начисляется в соответствии с выполняемой работой, но, как правило, не ниже базового среднего заработка. Трудовая книжка не оформлена на период обмена. Достаточно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Работодатель не имеет права заставить наемного сотрудника выполнять другую работу вопреки его желанию. Это можно сделать только с согласия и отказа работника. Исключение составляют случаи, когда замена временного работника обусловлена чрезвычайной ситуацией (ст. 72.2, ч. 2, 3 ТК РФ). Недопустимо переводить человека на новую должность, если есть противопоказания по состоянию здоровья.
Трудовое законодательство РФ определяет продолжительность максимального срока обмена как один год. Также при замене сотрудника, который заболел или получил разрешение до возвращения на работу. Этот срок определяется руководителем организации по согласованию с замещающим.
Оформление замещения на время больничного
Временное замещение вакантной должности происходит в несколько этапов.
Положена ли доплата за замещение?
Для тех, кто взял на себя чужие обязанности, возникает вопрос, имеют ли они право на дополнительную компенсацию за замещение временно отсутствующего работника. Следует различать дополнительное вознаграждение за нанесение покрытия и вознаграждение за замещение другой должности.
При обмене сотрудник отказывается от обязанностей по основной должности и выполняет только работу за отсутствующего работника. В этом случае возможна дополнительная компенсация, если новая должность сложнее или предполагает выполнение большего количества задач, чем основная работа замещающего. В любом случае порядок оплаты определяется в дополнительном соглашении о замещении, прилагаемом к трудовому договору.
Приказ о замещении на время больничного
Организация оставляет за собой право оформить этот документ в соответствии с образцом импровизации, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 1 мая 2004 года, или по единой форме Т-5.
Обязательство о замещении временно отсутствующего работника может быть оформлено по его образцу, но должно содержать следующие сведения
Эта информация должна быть в обязательном порядке включена в приказ. При необходимости может быть внесена и другая информация. Лицо, для которого составляется приказ, должно быть ознакомлено с ним.
Составлению приказа предшествует направление служебной записки на замещение должностного лица, возглавляющего структурное подразделение, в котором работает отсутствующий сотрудник. Служебная записка представляется руководителю организации для ознакомления. Работник, согласный замещать отсутствующего, письменно подтверждает свое согласие и передает его руководителю. Только после этого издается соответствующий приказ.
Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили пример меморандума о взаимопонимании. Если у вас нет доступа к справочникам и законодательству, вас проверят на тестовый доступ и бесплатно переведут на готовое решение.
Итоги
Напишите меморандум в произвольной форме. Как правило, это делает руководитель отдела кадров или другого структурного подразделения.
Желательно включить в служебную записку информацию, в частности, о соотношении обязанностей, о том, какие задачи и вам будут поручены, о сроках их выполнения, а также вашу подпись и дату на служебной записке, временно.
Приказ о замещении временно отсутствующего работника
Приказ о временно отсутствующих работниках — это распорядительный документ, на основании которого обязанности одного отсутствующего сотрудника возлагаются на другого. Эта процедура всегда оформляется соответствующей документацией, в том числе дополнительными соглашениями в трудовом договоре.
Важно! Вы можете скачать этот документ в КонсультантПлюс.
Замещение работника
Обмен осуществляется в соответствии с правилами временного перевода на другую должность. Это означает, что занимаемая должность полностью освобождается от основной трудовой деятельности. Следует различать совместительство и совмещение. Под совместительством понимается выполнение обязанностей в свободное от основной работы время, совмещаемое с одновременной работой по двум должностям.
Когда может понадобиться замещение
Замещение имеет место, когда на предприятии нет основного работника. В частности, оно включает в себя
Кого назначить
Кандидата подбирает лично ответственное лицо в компании. Стоит отметить, что выбранный сотрудник должен соответствовать определенным критериям, предъявляемым к должности. К ним относятся образование, квалификация и состояние здоровья. Для многих должностей государственными органами установлены определенные профессиональные критерии.
Процедура
Инициатива заполнения вакансии может исходить как от работника, так и от работодателя. От этого зависит процесс оформления документов. Если предложение исходит от руководства компании, работнику достаточно подписать приказ о замещении. В некоторых случаях агентство по-прежнему будет требовать отдельный документ о достижении консенсуса. Если же возникает инициатива работника, то на имя директора подается соответствующее заявление с просьбой разрешить ему занять должность в отсутствие ключевого сотрудника.
Поскольку смена должности является существенным изменением условий трудового договора, перевод может быть осуществлен только по соглашению обеих сторон. Это считается нарушением закона и поэтому не может быть применено к работнику.
Сроки замещения
Процесс обмена подробно описан в статье 72.2 Трудового кодекса РФ, которая, в частности, устанавливает сроки. Обмен происходит до фактического возвращения основного работника в компанию. Если сотрудница уходит в декретный отпуск, то этот срок может значительно превышать один календарный год. Как только основной сотрудник возвращается в компанию, заменяющий его сотрудник должен вновь занять свою должность.
Кто пишет и исполняет приказ
Как правило, каждый управленческий документ готовится и выпускается от имени ответственного за организацию лица, но обычно это делает кто-то другой. Руководитель устно делегирует эту задачу одному из своих подчиненных, который обладает общими навыками работы с официальными документами. На практике проект делегируется сотруднику отдела кадров или секретарю.
Форма документа
На сегодняшний день не существует единой формы для составления приказов о временном замещении. Приказы создаются на бесплатном бланке.
Рекомендуется создавать приказ на фирменном бланке организации. На нем уже содержится вся необходимая информация о компании. Если такого бланка нет, приказ может быть оформлен на чистом листе бумаги формата А4, в этом случае информацию об организации необходимо ввести вручную.
Текст документа может быть выполнен одним из двух привычных способов. Набрать текст, используя рукописные и электронные носители с черным или синим диабетом. Выбор остается за автором. Следует отметить, что независимо от того, какой способ изложения текста выбран, приказ имеет одинаковую юридическую силу.
Объясняем, как правильно составить приказ
Первый шаг в процессе составления аннуитета — определение необходимых данных. В верхней части листа укажите организационно-правовую форму (АО, ООО) и укажите полное наименование организации-работодателя. В центре страницы, под документом, напишите слово «приказ». Присвойте уникальный номер для распространения документа внутри компании. Далее оставьте дату приказа и фактическое местонахождение офиса компании.
Второй шаг — это основная часть. Начните с обоснования приказа. Объясните это в своей речи (например, сотрудник ушел в отпуск). При этом необходимо упомянуть нормативно-правовые акты. В нашем случае это статья 72.2 Трудового кодекса РФ. Напишите слово «приказ» с красной строки и укажите следующие пункты к нему.
В приказе не нужно подробно прописывать условия работы на новой должности. Размер и график оплаты будут отражены в дополнительном соглашении.
На этом этапе приказ считается составленным. Все указанные в нем лица должны ознакомиться с его содержанием под роспись (с записью). В завершение руководитель подписывает документ.
Скачать документы:
Как подготовить приказ о возложении обязанностей
Когда ключевой сотрудник уходит в отпуск, необходимо передать обязанности и ответственность другому лицу на время отпуска. Для этого издается приказ о замещении, в котором указывается объем полномочий, передаваемых на период отпуска. В этом разделе содержится информация о том, как правильно заполнить документ.
Навигация.
Когда нужен приказ о возложении обязанностей
Организации требуется приказ о временном выходе на работу, когда ключевой сотрудник временно отсутствует на рабочем месте по следующим причинам
На время отсутствия ключевого специалиста его обязанности должен выполнять кто-то другой. Для этого разрешается нанять внешнего партнера или поручить работу сотруднику существующей команды.
Если работа поручается действующему специалисту, необходимо письменное согласие этого специалиста, дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о предоставлении отпуска или других периодов отсутствия.
Порядок подготовки документа
Важно подобрать персонал с необходимым опытом, навыками и подготовкой. При отборе кандидатов учитывайте их загруженность с точки зрения основных обязанностей и то, смогут ли они справиться с возросшей нагрузкой.
Затем предложите кандидату дополнительную работу. Если он соглашается, официально оформите это предложение в письменном виде. При наличии разногласий одностороннее возложение обязанностей запрещено, за исключением законных служебных потребностей.
После того как представитель выбран и согласован, возложение обязанностей в отсутствие основного работника оформляется приказом и дополнительным соглашением в трудовом договоре.
Как оформить документ
Действующее законодательство не содержит ни одного образца дополнительных обязательств. Документ составляется в свободной форме. Используется фирменный бланк органа, если таковой имеется.
Закон не требует печатать документ на машинке, если рукопись уже подготовлена и имеет такую же юридическую силу.
Вот как подготовить приказ о возложении обязанностей
Окончательный приказ о возложении трудовой функции подписывает руководитель организации или его заместитель.
Ознакомьтесь с этим документом, в котором есть подписи заместителя и заместителей, а также других ответственных лиц. Казначей и генеральный директор.
Образцы приказа
Соблюдать образец распоряжения:
___________________________________________ (наименование)
____________________ (наименование документа)
Для годовой базовой лицензии с вознаграждением: ________________________________________________________ (должность, имя),
Генеральный директор: ________________________ (ФИО, подпись).
Примеры команд по назначению, соответствующие потребностям отрасли:
Как и сколько хранить документ
В соответствии с разделом 434 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 года, приказы хранятся 75 лет.
Хранение организуется в архиве организации, а при ее ликвидации — в архиве города.
Инструкция: Оформляем приказ о замещении временно отсутствующего работника
Работодатели могут возлагать на сотрудников дополнительные обязанности, не оговоренные в трудовом договоре. Например, это может быть замена сотрудника на время действия лицензии. Процедура заключается в соблюдении определенных порядков. В частности, руководитель должен создать приказ о возложении на сотрудника дополнительных обязанностей.
Возложение дополнительных обязанностей на работника: что значит
Существует ряд ситуаций, которые могут стать основанием для замены сотрудника. Наиболее распространенными являются следующие сценарии
Однако стоит отметить, что в таких случаях речь не всегда идет о временной замене.
Обычно временное замещение сотрудника происходит, когда его отсутствие превышает три рабочих дня или когда его обязанности настолько важны, что без него невозможно обеспечить бесперебойную работу бизнеса.
Что собой представляют дополнительные обязанности работника
Дополнительные обязанности работника — это обязанности, не предусмотренные трудовым договором. Они выполняются наравне с основными профессиональными обязанностями. Их определения перечислены в статье 60.2 Трудового кодекса РФ. Руководители могут возлагать на сотрудников дополнительные обязанности в соответствии с существующими потребностями. Однако существуют некоторые ограничения. В частности, дополнительные обязанности могут быть возложены на работника только при соблюдении следующих условий
По общему правилу, работа перераспределяется между сотрудниками, если один из специалистов отсутствует по уважительным причинам (например, болезнь, отпуск). Эта процедура актуальна и в тех случаях, когда работу может выполнять только человек с определенной специализацией, но эта должность не включена в штатное расписание. Работа может быть перераспределена и в рамках одной профессии. Например, в компании работали два инженера. Одного из них сократили. Обязанности лишнего специалиста были переданы действующему специалисту.
При перераспределении обязанностей необходимо учитывать загруженность специалиста и его профессиональную принадлежность. Руководитель должен убедиться, что сотрудник способен выполнять возложенные на него обязанности.
Заявление на возложение обязанностей: для чего оно нужно
Желание подменить отсутствующего на работе коллегу вполне объяснимо, ведь это дает возможность получить дополнительный доход. Кроме того, временно замещая коллегу, сотрудник имеет возможность продемонстрировать начальству новые навыки и умения, что может привести к дополнительным премиям.
Однако такое исполнение обязанностей другого сотрудника без соответствующей формальности недопустимо. Первое, что необходимо сделать, — это подготовить соответствующую форму заявки на исполнение обязанности, продемонстрировав, что сотрудник согласен временно замещать обязанности коллеги.
Устные соглашения, которые иногда применяются в организациях, например, возложение обязанностей без вознаграждения, незаконны и не являются достаточным подтверждением таких соглашений.
Может потребоваться заключение дополнительных соглашений.
Когда следует заключать дополнительные соглашения о возложении обязанностей? Необходимость распределения дополнительных обязанностей между сотрудниками возникает в следующих ситуациях
В рамках должности возможно возложение дополнительных обязанностей. Это означает, что сотрудник продолжает работать по своей специальности, но перечень обязанностей расширяется. В этом случае целесообразно внести изменения как в должностную инструкцию, так и в контракт.
Образец приказа, который поможет, если сотрудник в отпуске
Если сотрудник находится в отпуске, а обязанности не терпят отлагательств, составляется временная замена. В этом помогут наши советы и готовые образцы команд.
Первое, что необходимо сделать, — это получить письменное согласие от вашего будущего сотрудника на выполнение чужой работы. Оно может быть составлено любым удобным для вас способом. Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору работника — уточните задачи и объем работы, размер дополнительного вознаграждения и время, на которое будет работать замена.
Не устанавливайте в дополнительном соглашении конкретную дату окончания срока действия временного замещения, если работник не может определить, когда его работа пропадает. Условие о сроке окончания действия временного замещения должно быть сформулировано следующим образом. «до возвращения отсутствующего работника на работу».
Издавайте приказы о временном замещении на основании дополнительного трудового договора. Стандартного формата для таких документов не существует, поэтому вы вправе использовать любой формат. Например, используйте образец
В приказе указывается задание, на которое назначается сотрудник, срок замены и размер дополнительного вознаграждения. Один сотрудник выполняет чужую обязанность. Размер дополнительного вознаграждения определяется по соглашению сторон с учетом объема дополнительной работы (ст. 151 ТК РФ). Ознакомьте работника с приказом под роспись.
Желательно подстраховаться, если в отпуск уходит сотрудник, с которым компания заключила договор о гражданско-правовой ответственности. Такие договоры заключаются с работником, который замещает отпускника (Трудовой кодекс, статьи 241-243).
Не регистрируйте сведения о временном замещении в трудовой книжке сотрудника. Это связано с тем, что временное исполнение обязанностей не относится к сведениям о работе, регистрируемым в трудовой книжке (Трудовой кодекс, статья 66, пункт 9 Порядка, утвержденного постановлением Министерства, порядок 9, пункт 19.05 ТК РФ.
Доплаты к зарплате работника, принятого на временное замещение, нужно устанавливать, если он не освобождается от основной работы на время временного замещения (Трудовой кодекс, статья 151). Размер доплаты должен быть указан в коллективном договоре или ином локальном документе (статьи 149 и 8 Трудового кодекса). Временная замена оформляется так же, как и совмещение профессий (должностей) (Трудовой кодекс, статья 60.2). Подробнее см. систему «Главбух», которая является частью учетных мероприятий.
detector